Viele User stöhnen unter Papierbergen und Akten, sei es zu Hause oder im Büro. Wie schön wäre es doch, wenn alles digitalisiert wäre!
Doch mit welcher Software sollte man das machen? Soll man in der Cloud speichern und wenn ja bei welchem Anbieter?
Vor lauter Grübeln kommt das Projekt „papierloses Büro“ nicht weiter, gerät ins Stocken und verschwindet am Ende wieder ganz aus den Augen.
Die Lösung lautet: nicht so lange grübeln – einfach anfangen. Erst einmal digitalisiert, lässt sich das dahintersteckende System später kinderleicht umstellen.
Sie benötigen in erster Linie einen Dokumentenscanner, im Idealfall einen Duplex-Scanner. Denn Sie werden sich wundern, wie viele Ihrer Dokumente 2 Seiten haben 😉
Außerdem muss der Scanner in der Lage sein, mehrere Dokumente automatisch nacheinander einzuziehen und eine einzige Datei daraus zu machen.
Legen Sie auf Ihrem PC Ordner mit Unterordnern an. Wie die heißen sollen, werden Sie während des Scannens merken.
Für die Dateinamen empfehlen wir, die Dokumente so Datum zu benennen: Jahr – Monat – Tag – Dokumentenname. zB. 2018-12-24-Mieterhoehung. Achten Sie darauf, das Sie keine Leerzeichen, keine Sonderzeichen und keine Umlaute benutzen. Das mag momentan egal sein, aber wenn Sie später mal auf ein anderes System umsteigen, kann dieser Tipp Gold wert sein.
Durch diese Art, die Dokumente zu benennen, sortieren sich diese von selbst nach Datum und Sie haben einen schnelleren Überblick.